「患者を逃さない予約方法」接骨院の予約制にまつわる深いい話

コンビニと同等数とも言われ年々競争が激化している接骨院業界。
接骨院経営をされている先生方も院の特色を出したり、様々なシステムや治療器を導入したりと患者様獲得にご尽力されていることかと思います。

今回はそんな接骨院経営の中でも院ごとで判断が分かれやすい
・予約制と来院順。どちらがベスト？
・予約を取る方法は何がベスト？
この２点に照準をあて接骨院経営をされている先生方に有益な情報をお伝えしていきたいと考えております。

予約制と来院順はどちらがベスト？

予約制と来院順制のどちらにするかという問題は、開業時に悩まれた先生方も多いかと思います。またこれから開業を検討されている先生方も予約制か来院順制のどちらが良いかを悩んでいるという声をよく耳にします。

実際に予約制と来院順制のどちらがベストであるかは、接骨院の規模・地域制・世帯層などにより異なる場合があるため一概に結論が出せるものではありません。

また結論を出す前に、予約制と来院順制の双方のメリット・デメリットを抑えておく必要があります。

予約制のメリット・デメリット

【予約制のメリット】
・施術の質が一定になりやすい
・実費施術が導入しやすい
・患者様の待ち時間がなくなる
・時間効率が高くなる

【予約制のデメリット】
・来院順と比較して来院数は減少傾向
・予約管理が大変
・キャンセルや遅刻などのトラブルもある

予約制の最大のメリットは、時間の管理が出来ることです。来院順の場合は一定時間に患者様が集中してしまい患者様を待たせてしまったり、逃してしまったりするケースも多々あります。しかし、予約制であれば予約枠に患者様を割り振ることが出来るため患者様を待たせたり・逃したりなどのリスクは殆どありません。

そのため、実費施術などの高単価の患者様を数時間お待たせしたり、施術者側も待合に沢山患者様が待っている状況で焦って施術をするような事態を回避することが出来ます。

しかし、来院順制と比較すると全体的な総来院数は減少しやすくなります。これはいつでも好きな時に来院したいという患者様の心理状況からくるものである程度は致し方ありません。

つまり、実費施術をメインとした患者単価を意識した接骨院であれば予約制を導入する方がメリットは多いということになります。

来院順制のメリット・デメリット

【来院順制のメリット】
・総来院数が伸びやすい
・予約管理などの手間が掛からない

【来院順制のデメリット】
・来院が集中してしまう時間帯がある
・一定の質の施術を提供することが困難
・受付時間ギリギリの来院がある

来院順制の最大のメリットは総来院数が伸びやすいことです。患者様として自分の気が向いた時に直ぐに行くことが出来る来院順制は予約制と違い来院しやすいというメリットがあります。特に待ち時間があまり気にならない高齢の方などは予約時間を守るということも難しい場合もあり来院順の方が好まれる傾向にあります。

しかし、来院順は時間管理が出来ないため忙しい時間帯と暇な時間帯の差が顕著に出やすく、忙しい時間帯の施術の質が下がりやすいというデメリットもあります。

つまり、薄利多売性である保険施術に特化した接骨院づくりを中心とする接骨院や、スタッフが複数人在籍し一度に何人もの患者様の対応が可能な大型接骨院などでは来院順のメリットも多いことになります。

予約の取り方が来院数に大きく関係する！？

おひとり接骨院も増加傾向にあり、効率重視の接骨院が増えてきた昨今では「予約制」または「予約優先制」を導入した接骨院が大半を占めています。

予約制と来院順制のどちらを導入するかという問題で「予約制」を選ぶ接骨院が多い中で次の問題となるのが「予約方法」です。

この予約方法が各接骨院によって力の入れ具合にかなり差が出ています。そして、予約方法を軽んじて電話予約やメール予約だけという方法をとってしまっている接骨院は患者様にとっては予約取ろうと思われにくい接骨院になってしまっている可能性があるのです。

患者様が予約を取りやすいと感じる方法とは？

まず、接骨院は実際にどのような方法を使って予約を取っているのでしょうか？

①来院時に次回来院の予約を取る
②電話予約
③メール予約
④SNS予約
⑤専用システム予約

来院時に次回予約の予約を取る

最も一般的な方法です。施術後は患者様が最も効果を実感し、次回来院への気持ちが強い時です。もちろんそれなりの施術技術やアナウンスが必要となりますが、次の来院を逃さないためにも次回予約は早めに取っておくに越したことはありません。
しかし、初回来院時の場合や施術終了後に予約を取ることが出来なかった方に対しては上記②～⑤の方法を用いて予約を取ることになります。

電話予約

一般的な予約方法ですが、受付にもスタッフを置かないおひとり接骨院が増えている昨今では施術中などの手を止めなければならないというデメリットがあります。
また、電話で予約を取るという経験が少ない１０～２０代の若年層にとっては電話予約だと予約を取るのが億劫だと感じる方も一定数いるため、電話のみの予約方法だと現代ではリスクが高くなりそうです。

メール予約

メールフォームを利用して予約を取る方法です。電話予約と違い施術に手を止める必要がない点はメリットですが、意外とメールを確認することを忘れていたり見落としていたりするなどのデメリットもあります。
また返信メールを返す手間や、ホームページにメールフォームを設置する際には依頼業者によっては有料となる場合があります。
ワードプレスでホームページを管理している先生方は「ContactFoam7」というメールフォームを設置するプラグインがありますが、営業メールが多かったり途中で予期せぬアップデートで仕様が変わるなどのデメリットがあるため注意が必要です。

SNS予約

TwitterやInstagram等のSNSを接骨院でされている先生方はSNSのダイレクトメッセージを利用して予約を取るという方法もあります。実際に学生をはじめとした１０代の利用率は高く予約を取る方法としては導入しておきたい方法のひとつです。

専用予約システム

予算での折り合いさえつけば専用の予約システムを導入することは、接骨院側と患者様側の双方にとってメリットが高いため最もおすすめの方法です。

しかし、専用予約システムの多くは有料なうえに、中には機能性にこだわり過ぎて実際に患者様が予約を取る際に扱いづらいと感じる専用予約システムも沢山あります。

専用予約システムを導入する際には大事なことは。
・低予算(出来れば無料)
・患者様側が誰でも簡単に扱うことが出来る
・接骨院側の管理が簡単
この３点を重視する必要があります。

低予算(中には無料)で導入出来る専用予約システム３選

では実際に先ほど紹介した専用予約システムの大事なポイントをクリアしているサービスをご紹介して行きます。

ワンモアハンド

https://pr-onemorehand.jp/
・月額4,980円～
・初期費用30,000円～
・予約以外の充実した機能性

口コミサイト「らくりら」というサイトと連動した専用予約システムです。顧客管理や売上集計機能など様々な機能が付いているため予約機能だけでなく他の機能も充実させて欲しい先生方にはおすすめのサービスです。

らいらいリザーブ

https://rairai.net/reserve/
・月額0円～5,800円プラン
・初期費用0円
・無駄のないシンプルなつくり

現行で言えば費用を掛けずに「使える専用予約システム」を導入したいとお考えの先生方におすすめするのは、らいらいリザーブです。なんと専用予約システムでは珍しい無料プランも導入しており1日5件までの予約を受けることが出来るため、実費施術メインのおひとり接骨院などであれば無料プランでも十分に使えます。もちろん有料になれば予約件数や使える機能も増えてきますが、まずは無料でシンプルな使いやすさを体感してみることをおすすめ致します。

adist

https://adist.info/
・月額3,000円と月額8,000円プラン
・初期費用なし
・LINEと連携が出来る(月額8,000円プラン)

従来の予約管理システムに加えてLINEと連携した予約管理が出来ることで、接骨院でLINEなどをされている先生方にとっては便利な機能となりそうです。ただし、LINEとの連携は月額8,000円プランのみとなるため予算と相談ということになりそうです。

まとめ

少し前に比べて予約方法ひとつ取っても様々な方法が生まれてきています。
せっかく興味を持って貰った患者様を「予約が取りにくい」という理由で逃してしまわないように対策を講じることが将来の安定した経営の支えになるかもしれません。